НЕОБАВЕЗНОСТ КУПОВИНЕ СОФТВЕРСКИХ РЕШЕЊА ЗА ЕЛЕКТРОНСКО АРХИВИРАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ

НЕОБАВЕЗНОСТ КУПОВИНЕ СОФТВЕРСКИХ РЕШЕЊА ЗА ЕЛЕКТРОНСКО АРХИВИРАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ

Бројни ствараоци и имаоци са подручја територије Републике Србије обратили су се архивима за стручно мишљење поводом пристиглих понуда за куповину софтвера за електронско пословање и електронско архивирање од стране разних приватних фирми те је у складу са тим архивска струка 24. јуна 2025. објавила Мишљење Архивистичког друштва (Радна група Службе заштите документарног материјала и архивске грађе ван архива)

На сајту Историјског архива Београда https://arhiv-beograda.org/rs/објављено је Обавештење и стручна препорука Архивистичког друштва Србије бр 18 од 24.06.2025. год. у вези са непостојањем обавезе куповине одређеног софтверског решења за електронско архивирање које нуде поједине приватне фирме.

Следи текст тог обавештења/стручне препоруке:

„OБАВЕШТЕЊЕ/СТРУЧНА ПРЕПОРУКА

Поштоване колеге

Поводом учесталих позива ствараоца и имаоца са подручја територије Републике Србије поводом понуда које добијају у вези система електронског пословања (електронског архивирања) од разних приватних фирми попут: „Параграф“-а, „Профи систем“-а, „Рачуноводствени програм“ и других привредних субјеката, те куповине њихових софтвера, обавештавамо вас:

• Обавезе имаоца и ствараоца дефинисане су Законом о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник РС 6/2020) евидентирање, означавање, класификовање, датирање и архивирање документарног материјала;
• Обавеза куповине софтвера како би ималац и стваралац „осигурао трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву“ није обавеза ствараоца и имаоца као и све остало што поменуте фирме нуде.
• Наметање обавезе куповине софтвера за чување „електронске архиве“, под претњом санкционисања правних субјеката од стране надлежних јавних архива, представља узнемиравање и довођење у заблуду ималаца и стваралаца, на које ми као надлежни јавни архиви имамо обавезу да укажемо.
• Имаоци и ствараоци НИСУ у ОБАВЕЗИ да купе софтверска решења понуђена од приватних софтверских кућа, уколико то не желе, а посебно треба обратити пажњу на то да ли софтвери који се нуде на тржишту обухватају и сегмент електронског архивирања или само представљају систем електронског управљања документима (DMS).
• ПРЕПОРУЧУЈЕМО свим правним субјектима као ствараоцима и имаоцима архивске грађе и документарног материјала да се за све недоумице и питања у вези електронске архиве, те својих права и обавеза утврђених законом, ОБАВЕЗНО обрате надлежним јавним архивима, од којих ће добити правовремене и тачне информације, као и адекватну стручну помоћ.“

У ПС 9/2025 објавили смо 4 чланка у вези за електронским архивирањем.

Наводи које је изнело Архивистичко друштво Србије у потпуности се поклапају са ставовима које је Привредни саветник све време заступао приликом давања савета нашим клијентима у вези са електронским архивирањем.