ПРИВРЕДНИ САВЕТНИК БЕОГРАД
зависна правна лица:

27. 04. 2021.

 

АКТУЕЛНОСТИ У ВЕЗИ СА ДОСТАВЉАЊЕМ ПРЕПИСА АРХИВСКЕ КЊИГЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ ДО 5. МАЈА 2021. ГОДИНЕ


У ПС 5/21 писали смо о примени новог Закона о архивској грађи и архивској делатности на обавезе правних лица и предузетника. Између осталих обавеза прописаних у члану 9. Закона за ствараоце и имаоце архивске грађе и документарног материјала, прописана је и обавеза доставе надлежном архиву преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години.

Затим смо у ПС 8/21 и на сајту шире обрадили питање достављања преписа архивске књиге у светлу препорука појединих архива.

Ових дана телефоном преко кол центра јавља се велики број претплатника са питањем да ли се ова обавеза односи и на ову годину, односно да ли се до 5. маја 2021. (пошто је 30. април 2021. нерадни дан) надлежном архиву доставља препис архивске књиге за документарни материјал који је настао у претходној 2020. години?

Ово питање је спорно јер је нови Закон почео да се примењује 2. фебруара 2021. године, а у прелазним одредбама није превиђена ретроактивна примена.

Осим тога, Законом је прописано да се архивска књига води на прописаном обрасцу који треба да пропише министар што се није десило до момента давања ове информације. Једини до сада донет, нама познат пропис на ову тему је Упутство о начину вођења архивске књиге донет давне 1981. године на основу Уредбе о канцеларијском пословању органа управе и односи се само на јавни сектор, а не на привредне субјекте из приватног сектора.

С обзиром на то да по ранијем Закону о културним добрима за привредне субјекте из приватног сектора није постојала обавеза вођења архивске књиге, а нови Закон о архивској грађи и архивској делатности се примењује од 2. фебруара 2021. год. по нашем мишљењу не постоји обавеза достављања преписа архивске књиге за 2020. годину надлежном архиву до 5. маја 2021. године.

По нашем мишљењу, не може се тражити достављање копије архивске књиге за 2020. годину за коју за ту, као ни за раније године, није постојала обавеза њеног вођења. Сматрамо да обавеза вођења архивске књиге за привредне субјекте из приватног сектора постоји од 2021. године, и самим тим рок за достављање преписа исте је до краја априла 2022. године.

Међутим, поједини архиви су на свом сајту објавили другачије инструкције, а додатну забуну уноси и то што се надлежно министарство за послове културе и јавног информисања није огласило ниједним тумачењем по овом врло важном и опсежном задатку који је постављен пред привредне субјекте, посебно имајући у виду пандемијско стање у земљи, као и питање колико су ове обавезе које су намећу уопште законите. У вези са овом обавезом, ми смо поставили питање надлежном министарству, али одговор још увек нисмо добили, тако да препоручујемо свим нашим претплатницима да се у што већем броју обрате за мишљење овом министарству како би се то питање решило од стране институције која је једино надлежна да даје тумачење закона из своје надлежности.

Тако је Историјски архив Београда, на својој интернет страници https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad, објавио упутство за примену новог Закона у делу обавезе вођења архивске књиге и обавезе доношења општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала са листом категорије архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.

У краткој информацији у ПС 8/21 и на сајту 9. априла 2021. пренели смо информацију овог архива да је „рок за предају архивске књиге за правна лица под надзором Историјског архива Београда због постојеће епидемиолошке ситуације је померен на даље и неће се 30. април узимати као крајњи датум али законску обавезу морате испунити до краја 2021. године.“

У међувремену та информација је са сајта са сајта овог архива повучена и тренутно стоји следеће обавештење:

 

 

Упутство за вођење Архивске књиге

 

Архивска књига се води према Закону о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник РС 6/2020) на прописаном образцу на основу члана 9 тачка 6. (Образац број 21)

Сав документарни материјал настао у раду ствараоца/имаоца уписује се у Архивску књигу, која служи као општи инвентарни преглед целокупног архивског материјала.

Принцип уписа документације у образац архивске књиге је хронолошки, што значи да се јединице чувања (регистратори, фасцикле и кутије у којима је смештена архивска грађа и документарни материјал) уписују према/по годинама настанка. Она обухвата попис документације од године настанка ствараоца и имаоца закључно са последњом завршеном календарском годином и обухвата целокупну документацију.

Архивска књига се може водити у форми књиге или у електронском облику (excel табела, word табела итд.) уз редовну израду заштитне копије.

Архивска књига или препис архивске књиге (копија) може се доставити надлежном архиву као појединачан предмет уз пратећи допис заведен и потписан од стране одговорног лица. Препис се у писаном облику доставља у ЈЕДНОМ примерку (чл. 9 тачка 7), најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а копију треба завести и потписати од стране задуженог лица/архивара.

 

Према томе, Историјски архив Београда је навео да се препис архивске књиге овом архиву за привредне субјекте под његовом надлежношћу (а то ће вероватно прихватити и други архиви) доставља најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а уколико до сада субјект није достављао архивску књигу онда први пут треба да достави копију целе архивске књиге.

Сматрамо да овакве информације немају упориште у закону и захтевано поступање је спорно јер министар још није прописао образац архивске књиге на којем иста треба да се води, а образац који је креирао овај архив није обавезујући. Посебно је проблематично захтевање да се препис достави од године оснивања привредног субјекта, иако је закон то прописао само за претходну годину. Уколико је друштво основано пре 50 година, по томе, произлази да би требало да достави препис архивске књиге (коју никада није морало да води) за претходних 50 година уназад?

Овај архив је на свом сајту такође објавио да се предузетници, удружења чији су оснивачи искључиво физичка лица, представништва страних привредних друштава и огранци ослобађају обавезе да доставе архиву Београда нормативна акта и архивску књигу, што из самог закона не произилази.

У ПС 9/21 објавићемо чланак који ће садржати пример општег акта у вези са архивирањем и канцеларијским пословањем са листом категорија архивске грађе и документарног материјала усклађен са новим Законом о архивској грађи и архивској делатности који привредни субјект треба да има и на који је пре примене дужан да обезбеди сагласност надлежног архива. Пример општег акта моћи ће да се преузме са претплатничког дела сајта.

Иначе, надлежност архива према општинама може се проверити на линку http://www.arhivistika.edu.rs/arhivi/arhivska-mreza-srbije.