ПРИВРЕДНИ САВЕТНИК БЕОГРАД
зависна правна лица:

09. 04. 2021.

 

ДОСТАВЉАЊЕ ПРЕПИСА АРХИВСКЕ КЊИГЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ ЗА ДОКУМЕНТАРНИ МАТЕРИЈАЛ НАСТАО У 2020. ГОДИНИ


У ПС бр. 5/21 писали смо о примени новог Закона о архивској грађи и архивској делатности на обавезе правних лица. Између осталих обавеза прописаних у члану 9. Закона за ствараоце и имаоце архивске грађе и документарног материјала, прописана је и обавеза доставе надлежном архиву преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години.

У вези са овом обавезом појавиле су се и дилеме и питања да ли се ова обавеза односи и на ову годину, односно да ли се до 30. априла 2021. године доставља надлежном архиву препис архивске књиге за документарни материјал који је настао у претходној 2020. години?

Ово питање је посебно спорно јер је нови  Закон, којим је прописана обавеза достављања преписа архивске књиге до 30. априла текуће године, почео да се примењује у овој години а у прелазним одредбама није уређена ретроактивна примена. Такође, тек се очекује прописивање новог обрасца архивске књиге правилником надлежног министра у складу са новим Законом.

У вези са овим поставили смо питање надлежном Министарству културе и информисања и по добијању тог одговора, као и по објављивању одговарајућих правилника о обрасцу архивске књиге и ближим условима у вези са простором и опремом за чување архивске грађе и документарног материјала чије је доношење у надлежности истог министарства, благовремено ћемо писати о овим темама.

У међувремену, Историјски архив Београда је на својој интернет страници https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad објавио упутство за примену новог Закона у делу обавезе вођења архивске књиге и обавезе доношења општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала са листом категорије архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.

У наставку цитирамо део упутства о начину уношења података у архивску књигу на Обрасцу број 21 (који је прописан Упутством о канцеларијском пословању органа државне управе – „Службени глaсник РС“, бр. 10/93, 14/93, 67/16 и 3/17), са напоменом о померању рока са 30. априла на крај 2021. године.

„Архивска књига се води према Закону о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“, бр. 6/2020) на прописаном обрасцу на основу члана 9 тачка 6. (Образац број 21).

Сав документарни материјал настао у раду ствараоца/имаоца уписује се у Архивску књигу, која служи као општи инвентарни преглед целокупног архивског материјала.

Принцип уписа документације у образац архивске књиге је хронолошки,  што значи да се јединице чувања (регистратори, фасцикле и кутије у којима је смештена архивска грађа и документарни материјал) уписују према/по годинама настанка. Она обухвата попис документације од године настанка ствараоца и имаоца закључно са последњом завршеном календарском годином и обухвата целокупну документацију.

Архивска књига се може водити у форми књиге или у електронском облику (еxцел табела, wорд табела итд.) уз редовну израду заштитне копије.

Архивска књига или препис архивске књиге (копија) може се доставити надлежном архиву као појединачан предмет уз пратећи допис заведен и потписан од стране одговорног лица. Препис се у писаном облику доставља у ЈЕДНОМ примерку (чл. 9 тачка 7), најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а копију треба завести и потписати од стране задуженог лица/архивара.

НАПОМЕНА: Рок за предају архивске књиге за правна лица под надзором Историјског архива Београда због постојеће епидемиолошке ситуације је померен на даље и неће се 30. април узимати као крајњи датум али законску обавезу морате испунити до краја 2021. године.“

С обзиром на то да је Историјски архив Београда продужио рок за предају архивске књиге, претпостављамо да ће тако поступити и остали архиви, а надамо се и да ће се у међувремену огласити и надлежно министарство.

Истичемо да рачуноводствене агенције нису дужне да од својих клијената преузму обевезе које су прописане овим законом, јер се не ради о рачуноводственим пословима, нити о пословима пореског саветовања. За вођење архивске књиге, класификовање и чување домументарног материјала одговорност сносе клијенти – ствараоци документације.

Иначе, надлежност архива према општинама може се проверити на линку http://www.arhivistika.edu.rs/arhivi/arhivska-mreza-srbije.